Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“ der UTA Cologne GmbH
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die UTA Cologne GmbH.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der UTA Cologne GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Empfänger/Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Sie erreichen diesen wie folgt: UTA Cologne GmbH, Dr. Anton Pervukhin,
Venloer Str. 5-7, 50672 Köln,
E-Mail: datenschutz@uta-cologne.de
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Data protection information for online meetings, telephone conferences and webinars via "Zoom" of UTA Cologne GmbH
We would like to inform you below about the processing of personal data in connection with the use of "Zoom".
Purpose of processing
We use the tool "Zoom" to conduct telephone conferences, online meetings, video conferences and/or webinars (hereinafter: "Online Meetings"). "Zoom" is a service provided by Zoom Video Communications, Inc. which is based in the USA.
Responsible
The person responsible for data processing directly related to the performance of "Online Meetings" is UTA Cologne GmbH.
Note: Insofar as you call up the website of "Zoom", the provider of "Zoom" is responsible for data processing. However, calling up the Internet site is only necessary to use "Zoom" in order to download the software for using "Zoom".
You can also use "Zoom" if you enter the respective meeting ID and, if applicable, further access data for the meeting directly in the "Zoom" app.
If you do not want to or cannot use the "Zoom" app, then the basic functions can also be used via a browser version, which you can also find on the "Zoom" website.
What data is processed?
Various types of data are processed when using "Zoom". The scope of the data also depends on the data you provide before or during participation in an "online meeting".
The following personal data are subject to processing:
User details: first name, last name, telephone (optional), e-mail address, password (if "single sign-on" is not used), profile picture (optional),
Department (optional)
Meeting metadata: Topic, description (optional), attendee IP addresses, device/hardware information.
For recordings (optional): MP4 file of all video, audio and presentation recordings, M4A file of all audio recordings, text file of online meeting chat.
For dial-in with the telephone: information on the incoming and outgoing call number, country name, start and end time. If necessary, further connection data such as the IP address of the device can be stored.
Text, audio and video data: You may have the opportunity to use the chat, question or survey functions in an "online meeting". To this extent, the text entries you make are processed in order to display them in the "online meeting" and, if necessary, to log them. In order to enable the display of video and the playback of audio, the data from the microphone of your terminal device and from any video camera of the terminal device will be processed accordingly for the duration of the meeting. You can turn off or mute the camera or microphone yourself at any time via the "Zoom" applications.
To participate in an "online meeting" or to enter the "meeting room", you must at least provide information about your name.
Scope of processing
We use "Zoom" to conduct "online meetings." If we want to record "online meetings", we will transparently communicate this to you in advance and - if necessary - ask for consent. The fact of the recording will also be displayed to you in the "Zoom" app.
If it is necessary for the purposes of logging the results of an online meeting, we will log the chat content. However, this will generally not be the case.
In the case of webinars, we may also process questions asked by webinar participants for purposes of recording and following up on webinars.
If you are registered as a user at "Zoom", then reports of "online meetings" (meeting metadata, telephone dial-in data, questions and answers in webinars, survey function in webinars) may be stored at "Zoom" for up to one month.
Automated decision-making within the meaning of Art. 22 DSGVO is not used.
Legal basis of data processing
Insofar as personal data of employees of UTA Cologne GmbH is processed, Section 26 of the German Federal Data Protection Act (BDSG) shall be the legal basis for data processing. If, in connection with the use of "Zoom", personal data is not required for the establishment, implementation or termination of the employment relationship, but is nevertheless an elementary component in the use of "Zoom", Article 6 (1) f) DSGVO is the legal basis for data processing. In these cases, our interest is in the effective implementation of "online meetings".
For the rest, the legal basis for data processing when conducting "online meetings" is Art. 6 (1) lit. b) DSGVO, insofar as the meetings are conducted in the context of contractual relationships.
Should no contractual relationship exist, the legal basis is Art. 6 para. 1 lit. f) DSGVO. Here, too, our interest is in the effective implementation of "online meetings".
Recipients / passing on of data
Personal data processed in connection with participation in "Online Meetings" will not be disclosed to third parties as a matter of principle, unless it is specifically intended for disclosure. Please note that the content of "online meetings", as well as personal meetings, is often used to communicate information with customers, interested parties or third parties and is therefore intended to be passed on.
Other recipients: the provider of "Zoom" necessarily obtains knowledge of the above data to the extent provided for in our order processing agreement with "Zoom".
Data processing outside the European Union
"Zoom" is a service provided by a provider from the USA. A processing of personal data therefore also takes place in a third country. We have concluded an order processing agreement with the provider of "Zoom" that complies with the requirements of Art. 28 DSGVO.
An adequate level of data protection is guaranteed on the one hand by the "Privacy Shield" certification of Zoom Video Communications, Inc. and on the other hand by the conclusion of the so-called EU standard contractual clauses.
Data protection officer
We have appointed a data protection officer.
You can reach him as follows: UTA Cologne GmbH, Dr. Anton Pervukhin,
Venloer Str. 5-7, 50672 Cologne, Germany,
e-mail: datenschutz@uta-cologne.de
Your rights as a data subject
You have the right to obtain information about the personal data concerning you. You can contact us for information at any time.
In the case of a request for information that is not made in writing, we ask for your understanding that we may require proof from you that you are the person you claim to be.
Furthermore, you have a right to rectification or deletion or to restriction of processing, insofar as you are entitled to this by law.
Finally, you have a right to object to processing within the scope of the law.
A right to data portability also exists within the framework of the data protection legal requirements.
Deletion of data
We generally delete personal data when there is no need for further storage. A requirement may exist in particular if the data is still needed to fulfill contractual services, to check and grant or defend against warranty and, if applicable, guarantee claims. In the case of statutory retention obligations, deletion will only be considered after expiry of the respective retention obligation.
Right of complaint to a supervisory authority
You have the right to complain about the processing of personal data by us to a supervisory authority for data protection.
Changes to this data protection notice
We revise this data protection notice in the event of changes to data processing or other occasions that make this necessary. You will always find the current version on this website.